Мистецтво управління часом

Управління часом (від англ. timemanagement) – сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних завдань, проектів та календарних подій. Спочатку управління приписувалося лише бізнесу або трудовій діяльності, але з часом термін розширився, включивши особисту діяльність. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, техніки і методів. Звичайне управління часом є необхідністю в розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту і масштаб.

Управління часом – це дія або процес тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, при якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність.

Геннадій Захаренко характеризує тайм-менеджмент (управління часом) як міждисциплінарний розділ науки і практики, присвячений вивченню проблем і методів оптимізації витрат часу в різних сферах професійної діяльностіь.

На думку Стівена Кові, тайм менеджмент у вузькому сенсі – це організація особистого часу кожної людини. Він актуальний у тих випадках, коли у працівників існує якась свобода вибору, виявляється творча ініціатива. Коли людина вимушена самостійно приймати рішення, повинна організовувати процес роботи з клієнтами, їй необхідно володіти технологіями організації особистого часу, підвищення ефективності.

Фахівці виділяють два види тайм-менеджменту: особистий і корпоративний. У широкому розумінні тайм-менеджментом є механізм управління часом компанії. У такому разі основна увага приділяється організації роботи в цілому, а використання робочого часу кожним співробітником – це наслідок правильної побудови корпоративної системи.

Управління часом може допомогти шляхом ряду навиків, інструментів і методів, що використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів і цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз витрат часу, моніторинг, організація, складання списків і розставляння пріоритетів.

На винахід терміну тайм-менеджмент претендує компанія TimeManagementInternational. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70ті роки винайшов TimeManager – складно влаштований блокнот, щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.

Можна також згадати безліч відомих людей, які прагнули побудувати систему витрат часу, яка б гарантувала високі результати не за день – за життя, зокрема: Архімед і Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пумнкаре і Дюма-батько, Енгельс і Ленін, адмірал Макаров і академік Берг.

Серед основних принципів тайм менеджменту можна виокремити такі:

1. Самостійна робота (робота над собою). Якісну, ефективну систему організації свого часу людина може розробити лише самостійно.

2. Індивідуальність рішення. В організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина для себе знаходить.

3. Необхідність відстежування власної ефективності. Використовуючи хронометраж, можна виявити моменти витрат часу, які неможливо пробачити, і виявити його приховані резерви.

4. Мислення, направлене на ефективність. Первинну роль відіграє безпосередня зміна мислення.

5. Досяжність і невичерпність резервів ефективності. Основоположний принцип, поряд з яким незрівнянні жодні технологічні питання. Якщо припустити, що резерви ефективності, розвитку і самовдосконалення не лише реально досяжні, але і потенційно невичерпні, пошук потрібного рішення і розробка необхідного методу – питання чисто тактичні і вирішувані.

В управлінні часом можна виділити наступні процеси:

• Аналіз.

• Моделювання стратегій з врахуванням проведеного аналізу.

• Формування цілі: постановка мети або визначення ключового напряму розвитку.

• Визначення і формулювання мети (цілей).

• Планування і розставляння пріоритетів. Розробка плану досягнення поставлених цілей і виділення пріоритетних (первинних) завдань для виконання.

• Реалізація – конкретні кроки і дії відповідно до наміченого плану і порядку досягнення цілі.

• Контроль досягнення мети, виконання планів, підведення підсумків по результатах. Також у випадку, якщо особа або група осіб, які практикують управління часом, планують і далі здійснювати проекти, то доцільно вести хронометраж і фіксувати результати аналізу хронометражу у вигляді «карток проекту» (запис по параметрах різного характеру показників витрат часу на окремі завдання) для їх подальшого вживання в процесі будь-яких проектів або програм.

Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування є необхідною умовою для підвищення продуктивності та ефективного управління часом [4].

Існують певні базові принципи управління своїм часом, усвідомлення і застосування яких дозволить зробити життя більш приємним та організованим.

Принцип 1. Планування часу

Планування робочого часу – це, мабуть, найголовніше правило тайм-менеджменту. А в ідеалі планувати необхідно не тільки робочий, але й особистий час. Будь-яка успішна людина управляє своїм часом, інакше вона просто не змогла б добитися успіху. Планування є невід'ємною складовою успіху та фінансової незалежності.

Планування робочого часу можна здійснювати двома способами:

• на папері (в блокноті, органайзері);

• електронному вигляді (в комп'ютерному або мобільному органайзері).

Варіант «в голові» не підійде, особливо на початковій стадії освоєння прийомів тайм-менеджменту, тому що якщо людина не записує свої завдання, вона підсвідомо вже не відповідає перед собою за їх виконання.

Управління часом слід здійснювати в короткостроковій, середньостроковій та довгостроковій перспективі (тобто, ставити собі цілі на день, на тиждень, на місяць, на рік і далі). Починати планування робочого часу найкраще з короткострокових періодів: з вечора складати собі план дій на наступний день, потім з ранку діяти згідно з наміченим планом, ввечері аналізувати його виконання і планувати наступний день.

Дослідження показують, що планування робочого часу уже з перших днів підвищує ефективність та продуктивність праці на 25%!

Принцип 2. Боротьба з пожирачами часу

У кожної людини є свої пожирачі часу - це ті чинники, які не приносять ніякої користі, але при цьому віднімають значну кількість часу з Вашого життя. Зараз найчастіше це соціальні мережі, Інтернет, комп'ютерні ігри, телевізор, для когось - балаканина по телефону, куріння і т.д.

Застосовуючи правила тайм-менеджменту, намагайтеся вже відразу виключати зі свого робочого процесу всіх пожирачів часу. Для початку можна пообіцяти собі повбивати час звичним чином, але тільки після того, як будуть зроблені всі справи згідно з наміченим планом, потім час, проведений без користі, слід поступово скорочувати, і в результаті повністю виключити зі свого життя.

Щоб виявити всі негативні фактори, що крадуть у вас дорогоцінний час, записуйте їх у міру виявлення на окремому аркуші. Запевняємо Вас, що список вийде немаленький!

Принцип 3. Розстановка пріоритетів

Ще один важливий принцип тайм-менеджменту – вміння правильно розставляти пріоритети. Найкраще розділяти всі завдання, які стоять перед Вами, за двома напрямками: терміновість і важливість. Потім, плануючи свій робочий день, в першу чергу вписувати в план важливі і термінові справи, далі термінові і не дуже важливі, потім важливі і не дуже термінові і так далі, в міру спадання терміновості і важливості.

Пам'ятайте, що не можна переходити до менш важливим і менш термінових справ, поки Ви не закінчили більш важливі і більш термінові. Дуже багато прийомів тайм-менеджменту засновані на принципі грамотної розстановки пріоритетів [5, c. 195].

Принцип 4. Правило Парето

Існує так званий Закон Парето, який говорить про те, що 20% відсотків дій приносять 80% результату, і, навпаки, 80% витрачених зусиль приносять лише 20% результату. Певною мірою його можна застосувати і до управління часом.

Сутність цього методу тайм-менеджменту полягає в тому, що необхідно вміти фільтрувати непотрібні і малоефективні завдання і дії, яких, згідно з правилом Парето, аж 80%, і концентрувати свою увагу і зусилля на тих 20%, які здатні забезпечити максимально ефективний результат.

Не забивайте свою голову непотрібною інформацією, а свій щоденник - марними завданнями. Вчіться виділяти найважливіше, і успіх буде забезпечений.

Принцип 5. Від складного до простого

При плануванні робочого часу найсладніші завдання необхідно ставити на початок дня, а потім рухатися до кінця дня в міру спадання складності. Справа в тому, що спочатку у людини більше сил, і вона швидше і легше впорається зі складними завданнями.

Принцип 6. Не робити багато справ одночасно

Теорія тайм-менеджменту говорить про те, що не можна починати нову справу (а тим більше - декілька), не закінчивши стару. Звичайно, це не відноситься до тих ситуацій, коли виконання одного завдання вимагає тривалих простоїв у роботі (наприклад, очікування відповіді від партнерів і т.д.).

Але якщо Ви будете одночасно хапатися за кілька складних справ - це суттєво знизить якість їх виконання, і збільшить загальний час вашої роботи у порівнянні з виконанням всіх завдань по черговості.

Принцип 7. Почніть планувати робочий день з обіду та відпочинку

Це той самий випадок, коли необхідно в першу чергу подбати про особистий час, а потім вже про роботу. Чому це важливо? Тому що без повноцінного відпочинку, обіду за розкладом, перерв у роботі, ефективність праці суттєво впаде. Цього не можна допускати, тому планування робочого часу слід починати з перерви на обід і невеликих перерв у роботі для відпочинку (наприклад, 5 хвилин щогодини або 10 хвилин раз на дві години).

Важливо відзначити, що виділений час для відпочинку категорично не можна витрачати на пожирачів часу (соціальні мережі і т.д.). В цей час ви повинні просто відпочивати, тобто, нічого не робити, або приймати їжу, якщо це обідній час. В іншому випадку Ви не зможете повноцінно відпочити, що негативно відіб'ється на результатах вашої подальшої роботи.

Принцип 8. Дотримуйтесь чистоти на робочому місці

На перший погляд цей принцип складно віднести до управління часом, однак він теж є одним з методів тайм-менеджменту. Справа в тому, що безлад і некомфортна робоча обстановка істотно знижують ефективність робочого процесу, оскільки просто відволікають увагу і забирають більше часу, для того щоб знайти потрібну записку на столі або потрібний файл на комп'ютері.

Принцип 9. Складне завдання розбивайте на прості

Надзвичайно ефективний інструмент тайм-менеджменту для вирішення завдань, які здаються невирішуваними - розбиття їх на декілька простіших і реально здійсненних.

Будь-яке складне і нездійсненне на перший погляд завдання вирішується шляхом ділення його на дрібні підзавдання, кожне з яких виконати набагато простіше.

Принцип 10. Вмотивуйте себе

Це одне з найважливіших правил тайм-менеджменту. Внутрішня мотивація (або самомотивація) - це той фактор, який дозволить Вам працювати і використовувати свій час більш ефективно і з більшою віддачею. Якщо у Вас немає мотивації, всі інші методи тайм-менеджменту працюватимуть набагато гірше [5, c. 195].

Плануючи і виконуючи будь-яку роботу, думайте в першу чергу про результати, які вона Вам принесе. Нехай це буде Ваш заробіток, а ще краще - те, на що Ви плануєте його витратити.

В управлінні часом важливий, насамперед, практичний досвід. Всі перераховані інструменти, технології, прийоми, правила, принципи, методи тайм-менеджменту дадуть свій ефект тільки тоді, коли Ви почнете застосовувати їх у своїй повсякденній практиці, тому не варто відкладати цю справу в довгий ящик.

Причини дефіциту часу

Дефіцит робочого часу – брак часового ресурсу, викликаний неправильною організацією працівника своєї діяльності, або неписьменною організацією діяльності керівництвом, що призводить до поспіху, затягування виконання робіт, завдань, неякісній роботі, втрат у виробництві і т. д., що в кінцевому підсумку істотно впливає на ефективність і результати роботи всього підприємства [6].

Одним з методів вдосконалення управління на підприємстві є аналіз витрат робочого часу керівника підприємства та керівників функціональних підрозділів. Для виявлення причин браку часу необхідно періодично проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів. Занепокоєння менеджера через нестачу часу можна визначити за такими ознаками:

• відсутній чіткий розклад роботи на поточний день;

• секретар або помічник не знає розпорядку дня свого керівника, не знає, де він перебуватиме в певний момент робочого дня;

• через надмірну зайнятість немає можливості своєчасно відповісти на ділові листи;

• через брак часу протягом робочого дня виконавець змушений завершувати роботу вдома;

• часті телефонні дзвінки і візити відвідувачів не дають зосередитися на основній роботі;

• великий потік рутинних справ не дає менеджеру можливості займатися основною роботою.

Усвідомлення різниці між невідкладними справами та важливими теж має величезне значення при розподілі часу. Нагальні завдання вимагають негайного виконання, але при цьому можуть бути незначними. Важливі справи вимагають ретельної підготовки і, як правило, додаткового часу на обдумування .

Найбільш характерні причини дефіциту часу:

• безплановість роботи як результат роботи не тільки самого виконавця, але і стилю роботи всієї організації (безсистемність управління);

• неадекватне навантаження виконавців (потік завдань перевищує всі можливості їх вчасного виконання відведеними для цього силами і засобами);

• нечіткість формулювання завдання і кінцевих результатів;

• недостатність ресурсів для виконання завдання;

• відсутності належної координації дій співробітників, що приводить до неузгодженості;

• антимотивуючі фактори (збільшення навантажень при зменшення необхідних ресурсів і відсутності стимулювання виконавців);

Планування означає підготовку до реалізації цілей і впорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин.

Хронометраж особистого часу слід проводити протягом кількох робочих днів, можливо, тижнів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:

1. Відсутність пріоритетів і під час справ (рішення другорядних завдань при регулярному перенесення головних);

2. Поспіх і під час об'ємних завдань (найчастіше викликана несвоєчасністю початку з них);

3. Великий ківш усіляких рутинних справ (ризик потонути у дрібницях);

4. Невчасне вивчення ділової листування (поточної документації);

5. Робота з вечорам і вихідним (в службові годинник немає часу);

6. Постійне виконання роботи за своїх колег чи підлеглих (здається, що так швидше чи надійніше);

7. Робота за своєму профілю (неефективне використання можливостей);

8. Безперервні перешкоди у роботі (нескінченні телефонні дзвінки наплив відвідувачів);

9. Уточнення відомостей, постійнеперепитування (важке сприйняття інформації, як наслідок втоми).

Подальший аналіз може бути з погляду двох позицій: позитивних і негативних, тобто. визначити сильні й слабкі боку для раціонального використання перші місця і уникнення других.

Основою плану використання часу фахівця може служити його перспективний план. З врахуванням цього багатолітнього плану складають річний план, який охоплює квартальні плани. Квартальні плани можуть бути скоординовані з річним планом і підрозділені на місячні плани. Виходячи з цього тижнево-добовий план буде найбільш точним планом використання робочого часу фахівця. План на робочий день є найважливішою сходинкою в плануванні робочого часу, він постійно контролюється і коректується з врахуванням обставин.

Завдання тайм менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, надаючи кожній задачі свій рівень важливості [6].

Методи впорядкування планів робочого часу

Упорядкування планів дня за допомогою методу «Альп». Цей метод охоплює п'ять стадій:

• впорядкування завдань;

• оцінка тривалості дій;

• резервування часу (у співвідношенні 60:40);

• прийняття рішень по пріоритетах і передоручення;

• контроль обліку виконаного.

Черговість виконання справ можна встановлювати за допомогою принципу Парето (у співвідношенні 80:20). Цей принцип означає, що в середині цієї групи або множини окремі малі частини є більш значущими, ніж загалом в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно використання робочого часу фахівця: за перші 20% витраченого часу досягається 80% результату. Решту 80% витраченого часу дають лише 20% загального результату.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу ABC. Ця техніка заснована на тому, що частини у відсотках найбільш важливих і найменш важливих справ у сумі залишаються незмінними. Усі завдання підрозділяються на три класи відповідно до їх значимості. Аналіз ABC базується на трьох закономірностях:

• найбільш важливі справи становлять 15% загальної їх кількості, якими займається фахівець. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%;

• важливі завдання становлять 20% загальної їх кількості, значимість їх для досягнення мети приблизно дорівнює 20%;

• менш важливі (малоістотні) завдання становлять 65% загальної їх кількості, а їх значимість дорівнює 15%.

Для використання ABC-аналізу необхідно дотримуватись наступних правил:

• скласти список всіх майбутніх завдань;

• систематизувати їх за важливістю і встановити черговість;

• пронумерувати ці завдання;

• оцінити завдання відповідно за категоріями A, B і C;

• завдання категорії А (15% загальної їх кількості) вирішує перший керівник;

• завдання категорії B (20%) підлягають передоручення;

• завдання категорії C в силу своєї малозначимості підлягають обов'язковому передорученню [1, c. 368].

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера. Цей принцип є допоміжним у тих випадках, коли необхідно терміново прийняти рішення про пріоритетність виконання завдань. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість завдання. Вони поділяються на чотири групи:

• термінові (важливі) завдання. Їх виконує менеджер;

• термінові (менш важливі) завдання. Менеджер може передоручити їх рішення іншим особам;

• менш термінові (важливі) завдання. Менеджеру необов'язково вирішувати їх відразу, але вирішити їх він може пізніше сам;

• менш термінові (менш важливі) завдання. Менеджер повинен передоручити їх рішення іншим особам [9].

Тайм-менеджмент допомагає більш ефективно використовувати не тільки робочий час, а й час відпочинку. Зокрема, рекомендується не брати роботу додому, організувати побут так, щоб він займав мінімум часу, заздалегідь ретельно планувати вільний час і слідувати цим планам, зокрема регулярно практикувати емоційне (театри, концерти, виставки і т. п.) і фізичне (спорт , фітнес) перемикання. В американських компаніях, якщо рядовий співробітник залишається на роботі довше, ніж це встановлено у нього в трудовому договорі, даний факт може послужити причиною звільнення, оскільки це свідчить про те, що співробітник не встигає зробити свої завдання в свій робочий час. Використовувати для активного відпочинку не тільки вихідні, але і як мінімум один вечір робочого дня на тиждень, а також використовувати як міні-відпустки довгі вихідні та святкові дні. У ділових поїздках планувати вільний час (від декількох годин до двох днів) для огляду місцевих визначних пам'яток [2].

В даний час існує безліч шкіл тайм-менеджменту. Класичне навчання проводиться за наступними темами:

• аудит особистої та управлінської ефективності;

• визначення точки відліку для створення власного плану;

• особиста місія як емоційно мотивуючий фактор;

• основи стратегічного планування;

• основи тактичного планування (квартал — місяць — тиждень — день);

• мистецтво визначати пріоритети;

• аналіз досягнутого. Методики вдосконалення процесу досягнення цілей;

• використання інструменту «MindMapping»;

• основи використання програмних продуктів (MS Outlook, MS Project, MyLifeOrganized та ін.) для планування.

Тайм менеджмент на сьогодні є досить актуальною темою, оскільки роль керівника у діяльності організації є чималою. Крім того, управління часом актуальне і для решти працівників, що забезпечує більш ефективну роботу всього колективу.

Однак, управління часом – завдання не з легких, як може здатися на перший погляд. Слід розуміти, що ефективність в управлінні часу полягає не в тому, щоб все зробити якомога швидше, а в грамотному розподілі своїх сил і можливостей. Іншими словами, для початку потрібно все ретельно продумати і спланувати.

У системі тайм менеджменту важливою є роль керівника як координатора процесу. Він може виступати ініціатором процесу та здійснювати контроль за його виконанням. При цьому, розподіливши ролі в організації, визначивши основні функції, відповідальних осіб та терміни виконання завдань, можна суттєво збільшити продуктивність праці.

Продуктивність без стресу починається з процесу розвантаження розуму, яке полягає у фіксації все більш-менш важливого на папері або іншому носії. Суть в тому, щоб викинути з голови все більш-менш важливе на зручний носій для подальшої обробки.

Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджменту мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Життя має бути насиченим, в ньому завжди повинен знаходитися час для сім'ї і відпочинку.

Отже, процес управління часом передбачає чітку організовану послідовність дій, що полягає не лише у плануванні, але й в організованому слідуванні та постійному аналізі плану.